甘肅省祁連山水源涵養(yǎng)林研究院以數(shù)字化改革為引領，在推動檔案數(shù)字化管理的基礎上，對檔案室進行了智能化升級改造，打造全新的“智慧檔案室”，實現(xiàn)檔案“實體+數(shù)字”雙軌并進和檔案智能化、自動化、數(shù)字化管理，今年3月正式投入使用。

祁連山水涵院“智慧檔案室”有效使用面積56㎡，其中，檔案存儲庫房40㎡，智能操控辦公區(qū)域16㎡，配備手動自動一體操作、恒溫恒濕凈化系統(tǒng)、自動滅火系統(tǒng)、自動除塵系統(tǒng)、安防監(jiān)控聯(lián)防報警系統(tǒng)，以及多角度24小時全程實時監(jiān)控、門禁設有鑰匙和面部雙重認證，實現(xiàn)人防、物防、技防“三防一體”。

“智慧檔案室”引入RFID電子標簽檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)可對檔案整理、立卷、歸檔、查閱等實現(xiàn)高效的快速盤點，確保檔案管理全生命周期有跡可循、有章可依、有據(jù)可查。此外，引入了綜合數(shù)據(jù)可視化平臺，可以對智能密集架中的檔案進行檢索、識別、定位等，可精準查找檔案，減少查找時間，提供更高效的檔案查詢服務。整個檔案庫房可存放厚度4公分標準檔案盒近1.2萬個，按照目前該院現(xiàn)有存儲47年的檔案占有量評估，尚有30余年的繼續(xù)存儲空間，足以滿足祁連山水涵院的事業(yè)發(fā)展檔案存儲需要。

“在此之前，檔案使用鐵皮柜存放，存取效率低、易出錯，嚴重制約檔案管理效能?！腔蹤n案室’的建成，標志著祁連山水涵院的檔案管理工作從‘紙間’到‘指尖’的實質性飛躍，真正進入了檔案管理標準化、規(guī)范化、自動化、智能化的高級階段，必將為祁連山水涵院高質量發(fā)展提供堅實的檔案資源利用支撐。”祁連山水涵院辦公室主任賈鑫介紹說。

下一步，祁連山水涵院將以推進數(shù)字檔案為依托，充分利用好“智慧檔案室”和檔案數(shù)字化賦能，探索建立科技檔案基礎數(shù)據(jù)庫，促進檔案智能、數(shù)字、安全、高效管理，助力數(shù)字化時代科研管理更上層樓，提升科技檔案“服務力”。(供稿:祁連山水涵院??程新平)